De juiste feedback tool? Vijf tips waar je op moet letten

Als je continu en automatisch inzicht wilt hebben in klanttevredenheid of de medewerkersbetrokkenheid, is een goede feedback tool onmisbaar. In deze blog geven we je vijf tips waar je op moet letten bij het selecteren van de juiste feedback oplossing.

1. Eén tool voor alle feedback

Wanneer je op zoek bent naar feedback software, let er dan op dat de tool je in staat stelt om met evenveel aandacht te luisteren naar klanten (Voice of Customer), medewerkers (Voice of Employee) en de bedrijfsresultaten en kwaliteit (Voice of Business). Door alle resultaten te laten samenkomen in één oplossing, voorkom je handmatige, tijdrovende en foutgevoelige processen en kun je als organisatie gemakkelijk analyses maken en de juiste beslissingen nemen zonder resultaten uit meerdere systemen handmatig te moeten samenvoegen. Je ziet bijvoorbeeld in één oogopslag of de verkoper met de meeste omzet ook de meest tevreden en loyale klanten oplevert. Ben je maar voor één van deze gebieden verantwoordelijk? Werk dan samen met collega’s die voor de andere gebieden verantwoordelijk zijn en ga samen op zoek naar één oplossing om alle deelgebieden te laten samenkomen.

2. Een feedback tool waarmee je zelf data kan beheren

Vaak wordt in een organisatie dezelfde data in verschillende systemen anders opgeslagen, wat analyse en rapportage moeilijk maakt en veel (handmatig) werk kost. Een voorbeeld: In het CRM systeem staat klant ‘Pieter Janssen’ als ‘Mr. P. Jansen’ en in het logistieke systeem als ‘De heer Pieter Janssen’. Het koppelen van deze systemen levert vaak veel handmatig werk op en is daardoor ook foutgevoelig. Met een goede feedback tool kun je dit soort zaken heel eenvoudig zelf beheren, zonder tussenkomst van de IT-afdeling.

3. Een tool die feedback automatisch vertaalt naar verbeterpunten

Goede feedback software stelt je niet alleen in staat feedback en data te verzamelen, maar vertaalt deze feedback voor je naar verbeteringen en prioriteiten. Zonder dat je veel tijd kwijt bent aan analyses weet je in één oogopslag wat de verbeterpunten per regio, winkel of afdeling zijn om zowel de customer experience als medewerkersbetrokkenheid te verbeteren. Of wat je op welke locatie moet doen om de kwaliteit te verbeteren.

4. Een tool die iedereen automatisch toegang geeft tot relevante inzichten

In de snelle wereld waarin we vandaag leven kom je niet meer weg met verouderde gegevens. Rapportages moeten altijd up to date zijn met de laatste gegevens. Als je weet wat er beter moet, is niet gezegd dat het ook beter gaat. Met de juiste feedback software kun je grip houden op de opvolging en verbeteringen monitoren. Feedback, complimenten of klachten worden direct doorgestuurd naar de medewerker die de klant geholpen heeft. Dan kan hier direct actie op ondernomen worden. Betreft het een compliment? Het doorsturen hiervan werkt zeer motiverend.

5. Een tool zonder saaie tabellen en grafieken

Voorkom het werken met saaie tabellen en grafieken. Met een goede feedback tool worden scores en inzichten over klanten en medewerkers automatisch visueel aantrekkelijk gemaakt en vertaald naar bijvoorbeeld gave infographics, waardoor data en resultaten behapbaar worden en gaan leven in de organisatie.