Dit is het tweede deel van de blogserie over audits. Deze keer gaan we dieper in op waarom het beter is om je audits te digitaliseren. Elf redenen, dat zijn er nogal wat. Na het lezen denk je: ‘Wat zijn ook alweer de argumenten om niet te digitaliseren?’
De eerste blog van deze serie gemist? Lees hier de blog 'Wat is een audit? Dit is wat je sowieso moet weten…'
Van papier naar digitale systemen
Geen audits zonder formulieren, vragenlijsten en checklists. Vroeger waren klemborden en papier vaste prik. Nu niet meer. In alle sectoren is al jaren een omslag gaande. Hetzelfde werk wordt digitaal uitgevoerd, gevolgd en geanalyseerd. Wil je wel digitaliseren, maar twijfel je nog?
11 goede redenen, komen ze…
1 | Real-time inzicht in de status
Hoe vaak moet je wachten op allerlei resultaten? Zonde van de tijd, toch? Door je audits en checks digitaal af te nemen, heb je altijd, real-time inzicht in alle controles en processen. Waar en wanneer je maar wilt kun je de status inzien!
2 | Automatisch de laatste versie
Wat is de laatste versie van die check? Het is erg vervelend als blijkt dat er met een oude versie gewerkt is. Als je het digitaliseert heb je dat probleem niet meer. Er is maar een versie. Moet die worden herzien? Kwestie van de aanpassing doorvoeren, opslaan en klaar. Niks geen misverstanden.
3 | Minder voorbereidingstijd
Hoeveel tijd gaat er zitten in de voorbereiding van een audit? Wanneer je audits digitaliseert ben je zo klaar met plannen. Je hoeft geen mails meer uit te sturen. De auditor of medewerker ontvangt vanzelf een push-bericht als er een nieuwe audit of checklist klaarstaat in de mobiele app.
4 | Financiële besparing
Elke verandering vraagt in het begin wat extra tijd en energie, maar daarna… Dan zijn je processen gedigitaliseerd, dus makkelijker aan te passen, te verspreiden en te analyseren. Daarmee bespaar je de complete organisatie tijd en geld.
5 | Snelle analyse
Alle handmatige handelingen die uitgevoerd moeten worden voor het samenbrengen, analyseren en rapporteren van resultaten, komen vervallen als je digitaliseert. Dat scheelt ontzettend veel tijd!
6 | Anderen sneller betrokken bij acties en resultaten
Een vraag die we vraag krijgen is: ‘Hoe krijg ik anderen in de organisatie mee?’ Het antwoord is simpel. Door ze te betrekken bij acties en resultaten. Wanneer je processen digitaliseert, kunnen de productmanager, bedrijfsleider en wie jij wilt real-time inzage krijgen in de status en persoonlijke rapportages. Jij bepaalt wie welke resultaten mag inzien. Een kwestie van een simpele instelling.
7 | Sneller verbeteracties opvolgen
Je denkt misschien, na het lezen van punt 6, ja maar dan komen ze niet altijd in actie. Door alles digitaal in te regelen, kunnen verbeterpunten gemakkelijk direct en automatisch naar de juiste persoon worden doorgestuurd. Dat betekent een snellere opvolging.
8 | Dag Excel, hallo echt overzicht
Je organisatie kan best zonder Excel-bestanden. Zonder Excel worden inzichten en analyses die van belang zijn op de achtergrond automatisch gegenereerd. Zo kunnen je mensen zich focussen op de fase erna: het verwerken van de inzichten.
9 | Niks meer kwijt of verloren
Hoe vaak is er intern iets zoek? Digitaliseer controles en je bent nooit meer wat kwijt.
10 | Betrouwbaardere resultaten
Geen mens maakt graag fouten. In een digitale versie kun je gemakkelijk controles en regels inbouwen, zodat de controleur directe een seintje ontvangt wanneer er ergens in de audit een stap wordt overgeslagen.
11 | Gepersonaliseerde feedback
Als je processen digitaliseert kun je ze makkelijker koppelen aan een specifiek product of bepaalde medewerker. Dat biedt veel kansen als je continu wilt verbeteren.
Conclusie
Het digitaliseren van audits biedt vele voordelen. In deze blog heb je er een paar kunnen lezen. In deel 3 laten we zien hoe je stap voor stap je eigen audits opzet in de software van CYS, inclusief mogelijke vraagtypes en scoring. Meteen verder lezen over dit onderwerp? Download de whitepaper 'Hoe audits en checks digitaliseren'.
import_contacts Whitepaper
Whitepaper: Hoe audits en checks digitaliseren
In deze whitepaper kun je lezen hoe je audits en checks digitaliseert en wat de voordelen zijn. En hoe je met behulp van CYS audits en controles slimmer, beter en effectiever maakt.
