In deel 1 van deze blogserie over audits deelden we de nodige basiskennis over audits. Deel 2 ging over wat het je allemaal brengt als je audits digitaal inricht. In dit derde en laatste deel  ontdek je hoe eenvoudig het is om in CYS je eigen audits op te zetten.

De vorige blog gemist? Lees hier de blog 'Redenen om je audits te digitaliseren (11 stuks)'

Stap 1 van het opzetten van je audit checklist

De eerste stap: bepaal welke informatie je op wilt halen en kies de bijbehorende vraagtypes die je daarvoor nodig hebt. Audits kunnen overal over gaan en betrekking hebben op een product, proces of systeem. Toch is het overgrote deel van alle audit methodes en audit checklists gebaseerd op slechts een aantal vraagtypes.

Voor gedefinieerde vraagtypes

Wij maken het je gemakkelijk. In onze software hebben we talloze kant en klare vraagtypen en pagina's al voor je gedefinieerd. Het is een kwestie van kiezen. Voorbeelden van voor gedefinieerde vraagtypes zijn:

  • Image Checklist
    In een image checklist kun je antwoordcategorieën als afbeeldingen presenteren. Antwoord geven op de vraag kan gemakkelijk door enkel op de afbeelding te klikken. De antwoordweergave kan uit meerdere pictogrammen bestaan, bijvoorbeeld een rood kruis of een groen vinkje.
  • Condition checklist
    Dit vraagtype wordt veel gebruikt in de zorg en de horeca, voor bijvoorbeeld hygiënemetingen, temperatuurcontroles en voorraadtellingen. Door marges en voorwaarden te verwerken in je audit checklist, wordt bij het invoeren van de waarden automatisch bepaald of de ingevoerde waarde goed of fout is. Zo ontstaat er geen discussie over de resultaten.
  • Input Form
    Verwerk dit vragenformulier in je audit als je informatie wilt ophalen in verschillende antwoordformaten. Het bevat tekstvelden voor data, tijden, telefoonnummers, opmerkingsvelden en afbeeldingen.
  • Media page
    Gebruik dit vraagtype als jij of de auditor mediabestanden wilt toevoegen als bewijs van de bevindingen. Denk aan screenshots, audio- en videobestanden. Alles is mogelijk. 

Benieuwd naar alle vraagtypen en hoe deze worden toegepast? Download de whitepaper

Bekijk onderstaande video en ontdek hoe gemakkelijk het is om je eigen audit op te zetten met de intuïtieve vragenlijst tool.

Stap 2 van het aanmaken van een digitale versie van je audit

Omdat geen audit hetzelfde is, wil je software die de nodige flexibiliteit biedt. Naast de diverse vraagtypes biedt CYS ook extra features, waarmee je meer uit je onderzoek haalt.

Geïntegreerde scoring

Maak gebruik van de feature Scoring als je bepaalde onderdelen zwaarder wil laten wegen dan andere. Door scores toe te voegen op basis van een percentage of 10-puntsschaal, geef je verschillend ‘gewicht’ mee aan de vragen in je audit checklist.

Wil je meer weten over geïntegreerde scoring? Bekijk onderstaande video.

Meertalig

Een andere handige feature is het toevoegen van meerdere talen toevoegen. Erg handig in een internationale omgeving.

Lees ook de blog: Kwaliteit verbeteren? Maak verbeterpunten visueel met CYS (video)

Stap 3: plan je audit met de handige projectplanner

Beheers je project met de handige Project Planner. Hierin kun je de periode definiëren waarin je audit of checklist beschikbaar moet zijn en voor wie. Ook kun je (per gebruiker) quota toevoegen die moeten worden bereikt. Handig voor vooral periodieke projecten.

Stap 4: Audit afnemen met de mobiele app 

Verzamelen van data kan heel eenvoudig met de mobiele app. Publiceer je audit naar de CYS Experience app en geef collega’s en auditoren toegang tot specifieke onderdelen. Ook zonder internet kunnen ze met een mobiele telefoon of tablet audits uitvoeren.

Conclusie

Door het digitaliseren van je audit bespaar je veel tijd en heb je altijd real-time inzicht in de status van je audit en eventuele verbeterpunten. In deze blog kun je lezen hoe gemakkelijk het is om in CYS een digitale versie van je audit op te zetten. Met de mobiele app wordt het bovendien heel gemakkelijk voor collega’s en auditoren om de audit af te nemen. Meer weten? Download de whitepaper.

Free Trial

Probeer het zelf

Wil je meer uit je audits halen en direct verbeteringen doorvoeren? CYS maakt kwaliteitsmanagement praktisch, overzichtelijk en eenvoudig voor de hele organisatie. Begin vandaag en probeer onze software 30 dagen gratis uit.

Start trial

Vergelijkbaar nieuws

Nieuws

Total Quality Management, wat is het en hoe wordt het een succes?

Eerder dit jaar was er veel belangstelling voor ons webinar over het digitaliseren van kwaliteitsmanagement. In deze blog een samenvatting, waarin je alles...

Lees meer

Nieuws

Succesvolle ISO audit voor CYS

Wij zijn enorm trots dat CYS de jaarlijkse ISO audit succesvol heeft afgerond. Tijdens de audit werd ISO 27001 getoetst, waarmee we hebben aangetoond dat...

Lees meer

Nieuws

Haal meer uit je ISO-audit met de software van CYS

In dit derde en laatste deel van de blogserie over ISO laten we zien hoe je met de software van CYS je ISO-audit naar een hoger niveau tilt. Zes van onze...

Lees meer