Dit is het eerste deel van een blogserie over audits. We delen de nodige basiskennis: Wat is een audit, welke soorten bestaan er, waarom zijn ze belangrijk en hoe kunnen wij je helpen om ze goed op te zetten en uit te voeren. Zie het als een controle van je van wat je al wel en niet weet.

Wat is een audit precies?

Definitie

Wat is een audit?

Een audit is een onafhankelijk onderzoek en een periodieke, systematische controle. Er bestaan interne en externe varianten. Een interne audit wordt geïnitieerd en uitgevoerd door de eigen organisatie. Externe audits worden uitgevoerd in opdracht van externe organisaties en zijn dus minder of niet vrijblijvend van aard.

Waarom audits uitvoeren, wat is het nut?

Audits zijn van origine bedoeld om risico’s te signaleren. Een wat negatieve benadering waar je niet aan vast hoeft te houden. Door kwaliteitsmetingen te digitaliseren, kun je er veel meer uithalen. Denk aan het direct verspreiden van verbeterkansen en, wanneer je die resultaten deelt, betrokken medewerkers. Een audit kan dus meer zijn dan een controle. Je kunt het inzetten als waardevolle managementtool voor het verbeteren van de kwaliteit.

Wat audits je kunnen vertellen

Het woord audit komt uit het Latijn, waar het luisteren betekent. Helemaal niet zo gek, als je beseft dat audits je veel waardevolle informatie kunnen geven.

  • Waar bevinden zich knelpunten en problemen?
  • Is er sprake van mogelijke risico’s?
  • Worden er onderweg structurele fouten gemaakt?
  • Waar zijn welke verbeteringen nodig?
  • Wat is het effect van ingevoerde maatregelen?
  • Wat is effect van nieuw ingevoerde werkzaamheden?
  • Is het nodig om andere verbeterkansen te initiëren?

Zie het als een snelle greep van wat een audit kan opleveren. Op naar het volgende punt dat je sowieso moet weten!

Drie niveaus

Audits (intern of extern) kun je uitvoeren op drie (organisatorische) niveaus:

  1. Systeemaudit: Functioneert het systeem als geheel doeltreffend?
  2. Procesaudit: Komen alle te nemen stappen overeen met de procesbeschrijvingen?
  3. Productaudit: Voldoet het product of de dienst aan de eisen (van de klant)?

Wat wil je controleren? Of een stuk speelgoed voldoet aan de veiligheidseisen? Of dat ambulancemedewerkers snel genoeg ter plaatse zijn? Of dat je kwaliteitsmanagementsysteem optimaal functioneert? Dat maakt uit voor de hoe je een audit inricht en uitvoert.

Welke soorten externe audits zijn er?

Wanneer de controle van buitenaf wordt opgelegd, zijn er drie mogelijkheden:

Certificatie-audit

Een instelling die hiervoor gecertificeerd is, voert een certificatie-audit uit bij een organisatie waarbij de auditor beoordeelt of alles voldoet aan de gestelde normen, bijvoorbeeld ISO of NEN. 

Accreditatie

Een procedure waarbij een derde partij een geschreven garantie geeft dat een product, proces, dienst of persoon beantwoordt aan specifieke vereisten.

Leveranciersaudit

De kwaliteit van producten, diensten en processen wordt vaak beïnvloed door leveranciers. Wanneer een klant afwijkingen constateert, kan hij maatregelen eisen. Dit is de leveranciersaudit.

Wat komt er kijken bij het uitvoeren van een audit?

Geen audit zonder vragenlijsten, formulieren en checklists. Vergeet daarbij papier en klemborden met notities. In deel 2 van deze blogserie lees je wat het je oplevert als je alle documenten digitaliseert en het proces eromheen automatiseert. Samengevat komt het neer op een aantal stappen:

Stap 1: Je audits, formulieren of checklists opstellen
Stap 2: Waarde meegeven aan (variabelen binnen) je onderzoek
Stap 3: Je onderzoek plannen

Na het uitvoeren van de audit worden de resultaten geanalyseerd. Die resultaten leveren inzichten en verbeterkansen op.

blog-photo-support-featured

Hoe kan CYS helpen?

Met CYS kun je het verzamelen, analyseren en rapporteren van data digitaliseren, zodat je tijd bespaart en je je kunt focussen op het realiseren van verbeteringen, waar het eigenlijk om te doen is! Follow-up acties en verbeterpunten kunnen direct worden opgevolgd. Bovendien wordt het analyseren van de resultaten een stuk makkelijker. Je hebt altijd real-time inzicht in metingen en controles.

Honger naar meer?

Door het lezen van deze blog weet je beter wat audits inhouden, hoe je ze uitvoert en wat CYS voor je kan betekenen. Deel 2 van deze blogserie gaat over de voordelen van het digitaliseren. Wil je meteen verder lezen? Download dan het e-book 'Superslim kwaliteit meten en verbeteren'

import_contacts E-book

Download 'Superslim kwaliteit meten en verbeteren '

Hoe verricht je continu en geautomatiseerd kwaliteitsmetingen? Hoe zorg je ervoor dat in één oogopslag inzichtelijk is wat de verbeterpunten zijn? En hoe help je medewerkers om verbeteringen te realiseren? Dat lees je in dit gratis e-book.

Download gratis e-book

Vergelijkbaar nieuws

Nieuws

Total Quality Management, wat is het en hoe wordt het een succes?

Eerder dit jaar was er veel belangstelling voor ons webinar over het digitaliseren van kwaliteitsmanagement. In deze blog een samenvatting, waarin je alles...

Lees meer

Nieuws

Succesvolle ISO audit voor CYS

Wij zijn enorm trots dat CYS de jaarlijkse ISO audit succesvol heeft afgerond. Tijdens de audit werd ISO 27001 getoetst, waarmee we hebben aangetoond dat...

Lees meer

Nieuws

Haal meer uit je ISO-audit met de software van CYS

In dit derde en laatste deel van de blogserie over ISO laten we zien hoe je met de software van CYS je ISO-audit naar een hoger niveau tilt. Zes van onze...

Lees meer