Voice of Business – Audits

Wat is een audit, welke vormen zijn er en wat levert het op?

Alles weten over audits? Dan ben je op de juiste plek. Hier lees je wat een audit precies is, welke vormen er bestaan en wat het je oplevert om deze goed in te richten.

• Wat is een audit?
• Welke soorten audits zijn er?
• Wat is een interne audit?
• Wat is een externe audit?
• Waarom audits doen?
• Voordelen digitaal audits doen
• Audit software
• Onmisbare features audit software

Wat is een audit?

De audit is een systematische periodieke controle die wordt verricht door een auditor. Hij onderzoekt op basis van vragenlijsten of checklists of de realiteit overeenkomt met de gewenste gang van zaken. De auditor constateert eventuele structurele afwijkingen en bepaalt de ernst van de afwijking, om vervolgens deze bevindingen aan de opdrachtgever te rapporteren. Deze opdrachtgever is doorgaans het management. De uitkomsten van een auditprocedure worden in een rapport vastgelegd.

Welke soorten audits zijn er?

Er bestaan interne en externe audits. Een interne audit is gericht op verbeteren van de ‘interne’ organisatie. Wanneer je als organisatie wilt certificeren voor een norm, dan wordt de audit procedure doorgaans uitgevoerd door een externe adviseur die daarvoor wordt ingehuurd. Bij ISO-normen is het zelfs verplicht om de audit te laten uitvoeren door een onafhankelijk persoon. Externe audits zijn periodieke controles in opdracht van externe organisaties.

Je kunt audits (intern of extern) uitvoeren op drie (organisatorische) niveaus:

• Systeemaudit
• Procesaudit
• Productaudit

Systeemaudit

Bij een systeemaudit richt een auditor zich op een systeem als geheel. Hij toetst in welke mate het kwaliteitsmanagement aan de gestelde systeemeisen voldoet en of het systeem doeltreffend genoeg is en naar wensen functioneert.

Procesaudit

Een procesaudit richt zich op het verloop van een proces. De auditor loopt het hele proces stap voor stap na en toetst of de dagelijkse praktijk op de werkvloer nog overeenkomt met de procesbeschrijvingen.

Productaudit

Een productaudit gaat over de output van de processen. De auditor beoordeelt de kwaliteit van het product of dienst en let voornamelijk op de eigenschappen en kenmerken die de klant belangrijk vindt.

Wat is een interne audit?

Een interne audit is een systematische periodieke controle, geïnitieerd door de eigen organisatie en uitgevoerd door auditoren die in dienst zijn van de organisatie. Feitelijk is het een managementtool om kansen en risico’s boven tafel te krijgen en verbeteringen te signaleren.

Intern auditsysteem: de ideale verbetertool

Vaak ligt, bij interne audits, de nadruk op wat er fout gaat. Een gemiste kans. Een positieve benadering levert meer op: Wat is de kracht van de organisatie en wat kunnen we leren van de dingen die juist goed gaan? Zeker wanneer er binnen een organisatie al meerdere jaren interne audits zijn uitgevoerd, kan ‘de sleur’ erin komen. Met behulp geactualiseerde software die uitgaat van een positieve vraagstelling kom je tot een beter resultaat. Zo wordt een interne audit als inspirerend en vernieuwend ervaren en vergroot het de betrokkenheid van de medewerkers.

Door wie worden interne audits uitgevoerd?

Financieel auditor

Is alles financieel te verantwoorden? Kloppen de administratieve organisatie en de totstandkoming van de interne jaarrekening?

Operationele auditor

Is de organisatie goed ingericht? Worden alle onderdelen naar behoren aangestuurd en is de kwaliteit van informatie-, communicatie- en controlesystemen in orde?

IT auditor

Is de interne IT-organisatie goed gestructureerd en zijn verantwoordelijkheden goed afgedekt? Hoe zit het met de hardware, de systeemsoftware en -applicaties, het interne- en (indien aanwezig) externe netwerk, veiligheids- en calamiteiten systemen?

Kwaliteit auditor

Werken mensen en systemen volgens actuele instructielijsten en handboeken? Zijn werkinstructies, procedures en registraties up to date?

Wat is een externe audit?

Een externe audit is een systematische periodieke controle in opdracht van een externe organisatie. Meestal is dat een certificerende instelling of een klant. Het kan ook een branchevereniging zijn of een bedrijf dat in een overname is geïnteresseerd. Het initiatief komt dus van buiten en ligt bij een onafhankelijke instelling. Een externe audit heeft meestal betrekking op de volledige organisatie (certificatie-audit) of op die delen van de organisatie die van invloed zijn op het betrokken product (leveranciersaudit).

Verschillende soorten externe audits

Leveranciersaudit

De kwaliteit van producten, diensten en processen wordt vaak beïnvloed door leveranciers. Om aan bepaalde kwaliteitseisen te voldoen, is wat de leverancier levert van grote invloed. Wanneer een klant afwijkingen constateert, kan hij maatregelen eisen. Dit is de leveranciersaudit. De leveranciersaudit is een audit die in opdracht van een klant wordt uitgevoerd. Vanuit de klant gezien, die deze audit uitvoert, is het een leveranciersaudit. Wanneer de leverancier in het bezit is van een iso-certificaat is de noodzaak voor de klant om een leveranciersaudit uit te voeren minder groot. Voor een klant betekent een gecertificeerde leverancier dat een onafhankelijke instantie heeft vastgesteld dat het kwaliteitsmanagementsysteem aan bepaalde eisen voldoet en dat daarop toezicht wordt gehouden.

Certificatie-audit

Een certificerende instelling voert een certificatie-audit uit bij een organisatie om te beoordelen of het kwaliteitsmanagementsysteem voldoet aan de eisen volgens een ISO-norm. Als uit de audit blijkt dat het kwaliteitsmanagementsysteem hieraan voldoet, reikt de certificerende instelling een certificaat uit. Over het algemeen is een ISO-certificaat drie jaar geldig. Ieder jaar voert de certificerende instelling een audit uit om te beoordelen of het kwaliteitsmanagementsysteem nog steeds adequaat functioneert. Na drie jaar vindt er een heraudit plaats.

Accreditatie

Er is in Nederland een groot aantal certificerende instellingen. Deze certificerende instellingen zijn door de Raad van Accreditatie (RvA) erkend. De RvA houdt toezicht op de certificerende instellingen en geeft een lijst uit van de door hem erkende certificerende instellingen in binnen- en buitenland, oftewel de RvA beoordeelt de beoordelaars. Omdat de certificerende instelling op haar beurt weer wordt getoetst door de RvA, wordt onpartijdigheid, onafhankelijkheid en deskundigheid gewaarborgd.

Waarom audits doen?

Waarom zou je een audit gebruiken? Een audit levert je in principe de informatie op basis waarvan je verbeteringen kunt doorvoeren en maakt zichtbaar welke maatregelen je moet nemen om de vereiste kwaliteit te handhaven en/of te verbeteren. Maar je kunt een audit ook laten uitvoeren omdat een specifieke norm dit voorschrijft. Bijvoorbeeld, wanneer het kwaliteitsmanagementsysteem is gecertificeerd op basis van het ISO of andere kwaliteitsnormen.

Wat een audit je kan vertellen…

• Waar zich knelpunten en problemen bevinden
• Of er sprake is van mogelijke risico’s
• Of er sprake is van structurele fouten en in het kwaliteitsmanagementsysteem
• Waar welke verbeteringen nodig zijn
• Wat het effect is van ingevoerde maatregelen
• Wat het effect is van nieuw ingevoerde werkzaamheden
• In welke mate het kwaliteitsmanagementsysteem bijdraagt aan het behalen van doelstellingen
• Of je kwaliteitsmanagementsysteem nog wel effectief is
• Of het nodig is om andere verbetermogelijkheden te initiëren

Voordelen audits digitaal doen

Het digitaliseren van audits biedt vele voordelen. In plaats van klemborden en papier, kun je dezelfde checks digitaal gemakkelijk uitvoeren, volgen en analyseren. Je hebt real-time inzicht, je rapportages zijn altijd up to date en verbeterpunten worden automatisch naar de juiste personen in de organisatie verspreid. Data hoeft niet meer in Excel ingevoerd te worden, waarmee je ontzettend veel tijd bespaard.

Voordelen audits digitaal doen

• Creëert overzicht
• Werkt kostenbesparend
• Helpt risico’s te signalen en te verlagen
• Hulpmiddel bij strategische beslissingen

Audit software

Slimme software helpt je bij het digitaliseren van je audits en het opzetten, plannen, uitvoeren. Ook het achteraf rapporteren en opvolgacties koppelen aan je bevindingen, gaat een stuk makkelijker. Met als resultaat dat de hele organisatie bij het meten en verbeteren van kwaliteit betrokken wordt.

Onmisbare features audit software

• Kwaliteitsmanagement app
  Maak audits invoeren en data verzamelen zo gemakkelijk mogelijk met een mobiele app.
• Maak bevindingen en verbeterpunten visueel
  Door de mogelijkheid te bieden voor de auditor om video’s, audio of foto’s toe te voegen aan de bevindingen, wordt in één oogopslag duidelijk wat eventuele verbeterpunten zijn. Foto’s of video’s zeggen meer dan 1.000 woorden en daarmee verklein je bovendien de kans op discussies achteraf.
• Voorkom discussies over resultaten
  Is een resultaat goed of fout en waarom? Bepaal van tevoren de marges waarbinnen een beoordeling goed of fout is, zodat er achteraf geen onduidelijkheid over bestaat.
• Geïntegreerde scoring
  Door scores toe te voegen (percentage of 10-puntsschaal) laat je de belangrijkste onderdelen van je audit zwaarder wegen dan andere, minder belangrijke onderdelen.
• Triggers & Alerts
  Met triggers en alerts kun je inzichten en verbeterpunten automatisch delen met de juiste personen in de organisatie, zodat deze direct opgevolgd kunnen worden.
• Real time rapportages
  In de snelle wereld waarin we leven kom je niet meer weg met verouderde gegevens. Zorg dat je rapportages altijd up to date zijn met de laatste gegevens en gebaseerd op de meest recente versie van standaarden en regel- en wetgevingen.
• Prioriteiten overzicht
  Zorg dat je als organisatie een helder en overzichtelijk prioriteiten overzicht per afdeling, vestiging of medewerker tot je beschikking hebt. Hiermee kun je op strategisch, operationeel en individueel niveau structureel verbeterpunten doorvoeren.
• Visueel aantrekkelijke rapportages
  Voorkom saaie tabellen en grafieken. Activeer kwaliteitsbewustzijn met visueel aantrekkelijke rapportages en infographics, zodat het behapbaar wordt en gaat leven in de organisatie.